วิธีการสั่งซื้อ และการเก็บรักษา

1. การสั่งซื้อ
   1. ความรับผิดชอบในการสั่งซื้อซีล ควรเป็นคนๆ เดียวเท่านั้น
   2. การสั่งซื้อซีลควรเริ่มจากสำนักงานของผู้ใช้โดยตรง หรือสถานที่ที่ระบุไว้เท่านั้น
   3. ผู้ผลิตซีลควรจัดส่งให้ผู้สั่งซื้อซีลโดยตรง หรือผู้ที่ถูกระบุไว้ให้รับซีลเท่านั้น
   4. สินค้าซีลทุกตัวต้องมีชื่อย่อ หรือโลโก้ของบริษัท และเลขซีรีย์กำกับไว้ที่ซีลทุกตัว
   5. แต่ละหน่วยที่จะได้รับการส่งสินค้าให้ควรมีการแบ่งแยก โดย :การพิมพ์อักษร หรือ เลขซีรี่ย์กำกับ หรือสีของซีล เพื่อเป็นตัวกำหนดของแต่ละหน่วย
2. การเก็บรักษา

   ซีลทุกตัวรวมถึงอุปกรณ์ต่างๆ ควรเก็บไว้ในสถานที่ที่สามารถควบคุมได้ เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องนำไปใช้ในทางที่ไม่ถูกต้อง

การจดบันทึกซีลขาออก

1. จัดให้มีสมุดเบิกซีลออก และแยกอีกเล่มหนึ่งสำหรับซีลที่เข้ามากับสินค้า
2. ใช้สมุดปกแข็ง อย่าใช้สมุดแผ่นที่ดึงออกได้
3. สมุดบันทึกซีลส่งออกไป ควรจะมีข้อมูลตามรายละเอียดต่อไปนี้
   • เวลา และวันที่ ที่ใช้ซีล
   • ทะเบียนรถ
   • ปลายทางสินค้า
   • ชื่อบุคคลที่ปิดซีล
   • ชื่อคนขับรถ
4. ถ้าคนขับไม่ใช่คนของบริษัท รายการสินค้าที่นับไว้ และซีลที่ใช้ควรมีการบันทึกต่อหน้าคนของบริษัท คนขับรถต้องเป็นผู้จดบันทึกไว้ที่ใบขนส่ง และให้คนขับจดเลขซีลด้วยตัวเอง

การใช้ซีล และการควบคุม

1. ในการควบคุมระบบการใช้ซีลทุกตัว จะต้องมีการตรวจสอบโดยผู้รักษาความปลอดภัย
2. การใช้ และการปฏิบัติควรเป็นดังต่อไปนี้
   1. หลังจากการที่ซีลเรียบร้อยแล้ว ควรเช็คซีลทุกตัวโดยการกระตุก
   2. มื่อผ่านประตูเข้าออก คนขับต้องยื่นบัตรผ่านประตูให้ รปภ.
   3. รปภ. จะต้องตรวจสอบข้อมูลตามที่กำกับไว้ในเอกสาร
   4. รปภ. ควรบันทึกข้อมูลดังนี้ คือ
      • ป้ายทะเบียนรถ
      • เบอร์รถ
      • เบอร์ซีล สี และอักษรย่อ
      • ชื่อคนขับ
      • วัน เวลา ในขณะนั้น
   5. รปภ. ควรใช้ซีลตัวใหม่อีกครั้ง เฉพาะสินค้าที่ต้องให้ความปลอดภัยสูงสุด
   6. ถึงแม้สินค้าจะไม่มีมูลค่าสูงสุด แต่ควรจะใช้ซีลที่ประตูยามอีกครั้งหนึ่งเช่นกัน
   7. ปภ. ควรมีซีลสีต่างๆ มาใช้ เพื่อสามารถเช็คได้ทันทีและจุดไหนก็ได้ เพื่อความสะดวก
   8. ควรมีหัวหน้า รปภ. อีกท่านหนึ่ง เพื่อสามารถเรียกตรวจสอบได้ทุกจุด ทุกเวลา

การควบคุมซีลที่แตกหัก

ถ้ามีความจำเป็นต้องเปิดซีล ก่อนถึงจุดส่งสินค้าปลายทาง ควรทำดังต่อไปนี้

1. ทำบันทึกบุคคลที่เปิดซีล
2. บันทึกเหตุผลต้องเปิดซีล
3. เวลา วันที่ ที่ซีลถูกเปิด
4. เบอร์ของซีลที่ถูกเปิด
5. เบอร์ของซีลตัวใหม่ที่ปิดแทน
6. ชื่อ และพยานบุคคลที่เห็นการเปิด และปิดซีล เอกสารที่ได้มีการบันทึกการเปิดปิดซีล ควรจะส่งไปยังจุดต้นทาง เพื่อเป็นการเก็บบันทึกข้อมูล

การบันทึกซีลขาเข้า

1. การปลดซีล การจะรู้ว่าซีลอยู่ในสภาพสมบูรณ์ ผู้รับสินค้าต้องเช็คด้วยตัวเอง อย่าใช้คนอื่น ตรวจเช็ค จึงมีวิธีปฏิบัติดังต่อไปนี้
   1. ต้องให้บุคคลที่ได้รับอนุญาติเท่านั้น ถึงจะเปิดซีลได้
   2. จดชื่อบุคคลที่ปลดซีล เบอร์ซีล และรหัสต่างๆ ลงในสมุดขาเข้า
   3. เปรียบเทียบสมุดบันทึกของซีลขาเข้า กับเอกสารที่ตามมากับรถให้ตรงกัน
   4. เพื่อให้แน่ใจว่าซีลอยู่ในสภาพล็อคที่สมบูรณ์แบบ จำเป็นต้องตรวจเอง โดยการจับต้องดึง หรือกระตุก หรือหมุนไปมา เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใครแตะต้องซีล
   5. เมื่อพบความผิดปกติของซีล ควรแจ้งเป็นเอกสารไปยังต้นทาง และลงบันทึกความบกพร่องดังกล่าวลงในสมุดซีลขาเข้า
   6. ถ้ามีหลักฐานเพียงพอ และพบว่ามีการลักลอบขโมยสินค้าเกิดขึ้น ควรทำบันทึกไปแผนกรักษาความปลอดภัย และมีการไตร่สวนหรือสอบสวนทันทีไม่ว่าจะเป็นเวลาใดก็ตาม

คู่มือวิธีปฏิบัติเพิ่มเติม สำหรับซีลล็อคตู้คอนเทนเนอร์โดยเฉพาะ

1. ตรวจอุปกรณ์ประตู และที่ล็อคประตู เพื่อความแน่ใจว่าทั้งอุปกรณ์บริเวณประตูจะไม่มีการเลื่อน จนกว่าซีลจะเปิด
2. สินค้าแต่ละชนิดควรแยกโดยซีลที่มีรหัส หรือเป็นสีต่างๆ กัน
3. รถตู้คอนเทนเนอร์เปล่าๆ ควรใช้ซีลอีกชนิดหนึ่งปิดประตู เพื่อป้องกันคนขับใช้บรรทุกนอกเหนือ จากคำสั่ง
4. เปลี่ยนสีของซีลตามระยะเวลาเพื่อกำหนดการใช้ และสับเปลี่ยนเป็นเวลาเพื่อป้องกัน และควบคุม การปฏิบัติงาน
5. จัดให้มีซีลเฉพาะกิจ ถ้ากรณีมีสินค้าเต็มรถ เพื่อสะดวกในการถูกเปิดตรวจ
6. ถ้าบริษัทใดส่งของหลายสถานที่ หรือมีการเปิดปิด 2-7 ครั้ง ควรใช้ซีลที่มีสีแตกต่างกัน

การใช้ซีลที่มีคุณสมบัติให้ความปลอดภัยสูง (Locking Container High Security Seal (HS)

ซีลโลหะธรรมดา หรือพลาสติกซีล จะใช้ไม่ได้ผลเสมอไป หรือตลอดระยะเวลาการขนส่ง เนื่องจากอาจมีปฏิกิริยากับลม ดิน น้ำ หรืออากาศ จนทำให้ตัวมันเองขาดได้ง่าย ดังนั้นจะมีซีลอีกชนิดหนึ่งที่มีคุณสมบัติให้ความปลอดภัยสูง คือ Locking Container (High Security Seal) (HS) โดยมีข้อจำกัดและข้อแนะนำในการใช้ ดังนี้คือ

• ใช้ในการขนส่งที่ต้องมีความปลอดภัยสูงสุด
• ต้องขนส่งทาง รถไฟ ทางเรือ ทางอากาศ
• ต้องขนส่งระหว่างประเทศ
• การขนส่ง หรือ การเก็บรักษาไว้ในบริเวณที่มีอาชญากรรมสูง
• จำเป็นต้องใช้เครื่องมือตัด จึงจะสามารถเปิดซีลออกได้
• การใช้เครื่องมือตัดจะต้องมีการเก็บรักษา และควบคุมเครื่องมืออย่างดี
• คนขับรถจะไม่อนุญาติให้มีเครื่องมือเหล่านี้ นอกจากจะได้รับอนุญาติ

STANDARD-COLOR